Gần như người làm chủ nào cũng từng nghe lời khuyên "phải biết ủy quyền". Và gần như ai cũng đã thử. Nhưng sau vài lần giao việc rồi nhận lại kết quả không như ý, phải sửa lại từ đầu, nhiều người rút ra một kết luận sai lầm: "thôi, tự làm cho nhanh". Từ đó họ quay lại ôm việc, và tự trách mình chưa tuyển được người giỏi.

Thực tế, ủy quyền thất bại thường không phải vì nhân viên kém, mà vì cách giao việc mắc phải một trong ba sai lầm phổ biến dưới đây. Hiểu đúng ba sai lầm này là bước đầu để bạn thôi phải ôm mọi thứ.

Ủy quyền không phải là "đẩy việc"

Trước hết cần phân biệt: ủy quyền khác với giao việc vặt. Giao việc vặt là bảo ai đó làm một tác vụ cụ thể theo đúng chỉ dẫn. Ủy quyền là trao cho một người quyền chịu trách nhiệm về một kết quả, cùng với quyền được ra quyết định trong phạm vi đó.

Nếu bạn chỉ đẩy tác vụ mà vẫn giữ toàn bộ quyền quyết định, bạn không ủy quyền, bạn chỉ đang chia nhỏ công việc của chính mình.

Sai lầm 1: giao việc nhưng không giao quyền quyết định

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Bạn giao cho nhân viên phụ trách một mảng, nhưng mỗi khi có tình huống cần quyết, họ vẫn phải chạy về hỏi bạn. Kết quả là bạn vẫn là người quyết mọi thứ, chỉ khác là bây giờ phải quyết qua một lớp trung gian, đôi khi còn chậm và mệt hơn.

Khi giao một kết quả cho ai đó, hãy giao kèm quyền quyết định trong một phạm vi rõ ràng: được chi bao nhiêu, được xử lý những tình huống nào mà không cần hỏi, khi nào mới cần báo lên. Không có phạm vi quyết định, người được giao việc không thể thật sự làm chủ phần việc, và bạn vẫn là nút thắt.

Sai lầm 2: không cho phép sai, nên không ai dám nhận

Mọi việc được làm lần đầu bởi người khác đều sẽ không hoàn hảo như khi bạn tự làm. Nếu mỗi lần nhân viên làm chưa đạt, bạn phản ứng gay gắt hoặc lập tức thu việc về, thông điệp ngầm mà cả đội nhận được là: nhận thêm trách nhiệm là rước rủi ro. Từ đó, không ai dám nhận việc khó, và bạn lại phải ôm.

Ủy quyền đòi hỏi một khoảng cho phép sai trong giới hạn an toàn. Nghĩa là chấp nhận rằng những lần đầu sẽ có vấp váp, và xem đó là chi phí đào tạo, không phải bằng chứng cho việc "giao là hỏng". Đội ngũ chỉ lớn lên khi họ được phép thử, được sai trong khuôn khổ, và được hướng dẫn để lần sau tốt hơn.

Sai lầm 3: giao xong nhưng vẫn kiểm soát từng bước

Một số người làm chủ giao việc nhưng rồi kiểm tra liên tục, can thiệp vào từng chi tiết, sửa từng câu chữ. Điều này khiến người được giao mất cảm giác làm chủ, làm cho có, và luôn chờ bạn "chốt" lần cuối. Thay vì giải phóng bạn, kiểu ủy quyền này còn tốn thời gian hơn, vì bạn vừa phải làm việc của mình vừa giám sát việc của người khác.

Ủy quyền hiệu quả là quản trị theo kết quả và điểm mốc, không phải theo từng bước. Bạn thống nhất kết quả cần đạt, tiêu chuẩn chất lượng và vài mốc kiểm tra, rồi để người được giao tự chọn cách đi. Bạn xuất hiện ở các mốc, không phải ở mọi bước.

Ủy quyền đúng trông như thế nào

Ủy quyền đúng gồm bốn phần đi cùng nhau: một kết quả rõ ràng, một phạm vi quyết định cụ thể, một tiêu chuẩn chất lượng được thống nhất từ đầu, và một khoảng cho phép sai để người được giao trưởng thành. Khi thiếu bất kỳ phần nào, ủy quyền sẽ vênh, và người làm chủ lại bị kéo về ôm việc.

Ở Inner Harmony, khi đồng hành cùng các nhà lãnh đạo, chúng tôi thường thấy rằng gốc rễ của việc ôm việc không nằm ở kỹ thuật giao việc, mà ở một nỗi sợ sâu hơn: sợ mất kiểm soát, sợ kết quả không như ý, sợ phải chịu trách nhiệm cho lỗi của người khác. Gỡ được nỗi sợ đó, việc ủy quyền mới thật sự nhẹ đi.

Bạn có thể bắt đầu tuần này bằng một câu hỏi: trong những việc tôi đang ôm, đâu là việc tôi giữ vì thật sự cần, và đâu là việc tôi giữ chỉ vì chưa dám để người khác quyết và chưa cho phép họ sai?

Đọc tiếp trong chuỗi: "Bạn đang gánh team hay đang phát triển team?" và "Vì sao càng tuyển thêm người, bạn lại càng mệt hơn?"

Nội dung có sự hỗ trợ của AI; Inner Harmony biên tập và chịu trách nhiệm nội dung.